Hoe adviseer je de baas? De eerste keer dat ik moest opdraven in een overleg van de Raad van Bestuur bij EY, 2006, eindigde dat in een persoonlijk drama. Ik had een ‘briljant’ plan geschreven over maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ik werd genadeloos afgeserveerd door de zes heren van het bestuur. Nog onvoldoende uitgewerkt, luidde het oordeel. Ik kreeg een knikje van de secretaris van het bestuur. Ik kon gaan. Terwijl ik de kamer uitwandelde, waren ze al begonnen aan het volgend onderwerp.
Na twee dagen mokken in mijn kantoor (ze begrijpen er niets van!!) trok ik de stoute schoenen aan en ging langs bij de CEO. De bestuursvoorzitter hoorde mijn geklaag aan; maakte een gebaar dat uitdrukte dat hij het niet zo’n interessant onderwerp vond en zei toen: ‘er komt uit zo’n discussie wat jij erin stopt.’ Meer woorden wilde hij er niet aan vuil maken. Hij vroeg of ik nog meer op mijn lever had en dook weer in zijn papieren.
Gejankt
Ik heb gejankt in mijn kantoor, maar het kwartje was wel gevallen. Mijn bijdragen aan de discussie in de RvB kwamen niet verder dan: Ja, maar… Misschien dat,… Ik zou toch… Maar wat ik bedoel…. Uh,… Ondertussen schreef ik als een bezetene alles op dat ze zeiden: zin en onzin. Ik had me op die manier neergezet als alles behalve de expert. Ik vond presenteren voor de RvB zo spannend dat ik me klein maakte. De boodschap van mijn betoog moet in de oren van de bestuurders geklonken hebben als: zeggen jullie maar wat er moet gebeuren. Ik voer het wel uit. De bestuurders hadden zekerheid gezocht en onzekerheid gekregen.
Sindsdien geldt de spreuk je haalt eruit wat je erin stopt als mijn motto bij vergaderingen, discussies en presentaties. Er zijn veel succesfactoren. De belangrijkste factor ben ikzelf.
Niet ingewikkeld
Communiceren met besturen is feitelijk helemaal niet ingewikkeld. Veel professionals vinden het toch moeilijk om te acteren op het hoogste niveau van een organisatie. Ze hebben het gevoel dat er niet naar ze geluisterd wordt en staan soms met knikkende knieën een presentatie te geven in de directie. De belangrijkste tip voor deze mensen die zich afvragen hoe adviseer je de baas? Dat antwoord vind je in het mantra: Be brief, be bright and be gone.
De manier om niet zenuwachtig te zijn is je te concentreren op je belangrijkste vragen (wat wil je dat ze besluiten? Of welke boodschap moet blijven hangen?). Op die manier kun je de discussie altijd terugbrengen naar de belangrijkste doelstellingen die je hebt. Zo raak je niet afgeleid door onnodige details, of laat je je meevoeren in een discussie die niet over jouw onderwerpen gaat (directies willen nog wel eens een zijpad inslaan; zeker over een leuk onderwerp als marketing of communicatie).
In een recenter verleden zei een bestuurslid dat zij altijd geïrriteerd raakte als ik een zin begon met ‘uh’. Dan begin je meestal aan een lang verhaal en daar hebben we geen tijd voor. Een prima tip. Niet meer doen. Ook afgeleerd.
Hou het dus kort. Dit is wat ik wil; dit heb ik daarvoor van jullie nodig. Ga ervan uit dat iedereen de informatie die je gestuurd hebt, gelezen heeft en houd je bij je hoofdboodschap. Beantwoord vragen kort en zakelijk. En voor marketing mensen: denk in wat het oplevert en waaraan het bijdraagt. En ga niet goochelen met CTR, CTO en ander digitale marketingpraat. Vertel hoeveel klanten, kostenbesparing of omzet jouw voorstel oplevert. Praat en denk als een ondernemer. Ook dat weer: zo concreet mogelijk. Ten slotte, bedenk dat je niet altijd op de dag zelf per se je zin hoeft te krijgen. Die gedachte voor ogen houden voorkomt dat je gaat drammen. Wees degene die een probleem oplost; niet de zeurpiet die er een komt brengen. Het is uiteindelijk hartstikke gaaf wanneer ze instemmen met je plan.
De beste manier om te krijgen wat je wilt, is je strak aan je boodschap houden. Jij bent de expert. Anders hadden ze jou niet gevraagd één en ander uit te werken. Je mag daar zitten met zelfvertrouwen. En onthoud: Be brief, be bright and be gone.
—–
Hoe adviseer je de baas? Webinar
Wanneer je helemaal tot hier gelezen hebt, vind je het waarschijnlijk een boeiend onderwerp. Dan is het volgende misschien iets voor jou, want er is nog veel meer over te zeggen. Donderdagmiddag 24 maart geef ik vanuit Merkster voor SRM een webinar over boardroom dynamics en hoe communicatiemensen en marketeers zich daar staande kunnen houden. Deze kennis break begint om 16 uur (zet alvast in de agenda!) Info volgt snel, maar wil je het volgen? Laat het mij weten dan zorg ik dat je de inschrijflink krijgt. karelzwaan@merkster.nl De podcast Marketing Break die ik maakte over boardroom markrting met Vincent Hooplot vind je hier op Apple en hier op Spotify.